장기수선충당금 사용계획서를 공사대금 지급 후 작성해도 되는지?

장기수선충당금 사용계획서를 공사대금 지급 후 작성해도 되는지?

[질의]
아스콘 포장공사를 하면서 장기수선계획을 조정 하였고, 조정된 장기수선계획에 따라 입주자대표회의 의결을 거쳐 공사를 완료하였습니다.  공사대금을 완불 하였으며 공사건에 대해  입주자대표회의 의결을 거쳤는데 별도로 장기수선충당금 사용계획서를 제출하고 의결을 거쳐야 하는지요?

[답변]
장기수선충당금을 사용하려는 경우 관리주체는 장기수선충당금 사용계획서를 장기수선계획에 근거하여 작성하고 입주자대표회의의 의결을 거쳐 사용합니다. (공동주택관리법 시행령 제31조 제5항) 

장기수선충당금사용계획서 양식은 법정되어 있지는 않으나 공동주택 관리규약에 별지서식으로 정해져 있는 경우가 있으니 참고 하시기 바랍니다.(광주광역시 공동주택관리규약 준칙 제66조 제3항관련, 별지 제14호서식)

장기수선충당금사용계획서에는 6가지 사항을 기록하고 입주자대표회의 구성원들이 의결 서명란에 각자 서명 후 보관합니다.

공사에 대한 구체적인 내용은 입찰이 진행되기 전에 입주자대표회의에서 의결을 통해 결정되는 것이 보통이지만, 대금의 지급은 사업자가 선정이 되고 계약이 되는 시점에서 결정이 됩니다.   그러다 보니 대금지급을 확정해야 한다는 생각때문에  '장기수선충당금 사용계획서'를 간혹 놓치는 경우가 발생하고, 행정처분을 받는 사례가 생깁니다.  

장기수선충당금 사용계획서는 사업자 선정을 위한 입주자대표회의 첫 회의 때 같이 받아두는 것이 좋습니다.  공사금액은 예정금액으로서 확정적 금액으로 쓰지 않아도 되므로 개산견적 정도를 참고하여 표기해도 됩니다. (예:1억원 이내)

해당 업무를 이행하지 않은 경우 관할 감독관청의 지도와 명령 또는 공동주택관리법 제102조 제3항 22호에따라서 500만원 이하의 과태료 처분이 따를 수 있으니 유의 하시기 바랍니다.  해당 절차를 이행하지 않은 경우라면 공사의 진행과 관련한 입주자대표회의 의결일자를 기준으로 꼭 보완하여 회의록과 함께 편철 보관하시기를 권고 드립니다.