공동주택 관리에서 각종 문서의 보존과 관련된 규정은?

공동주택 관리에서 각종 문서의 보존과 관련된 규정은?


[질의]
공주법시행령 28조 외에 보다 구체적인 보존기간이 있는지 궁금하여 문의 합니다.

[답변]
공동주택 관리에서 각종 문서의 보존과 관련된 규정은 **「공동주택관리법」** 및 **「공동주택관리법 시행령」**에서 규정하고 있습니다. 이 법령에 따라 공동주택 관리와 관련된 여러 문서는 일정 기간 동안 의무적으로 보존되어야 합니다. 문서의 종류에 따라 보존 기간이 다르며, 일반적으로 다음과 같은 문서들이 있으며 보존 기간은 아래와 같습니다.

1. 공동주택관리법 제27조에 따르면 의무관리대상 공동주택의 관리주체는 관리비등의 징수ㆍ보관ㆍ예치ㆍ집행 등 모든 거래 행위에 관하여 장부를 월별로 작성하여 그 증빙서류와 함께 해당 회계연도 종료일부터 5년간 보관하여야 하도록 규정하고 있으며, 이에 대한 예외규정을 별도로 규정하고 있지 않습니다.

- 따라서, 재건축 등으로 철거되는 경우라 하더라도 관리주체(자치관리일 경우에는 관리사무소장, 위탁관리일 경우에는 주택관리업자)는 관련 서류를 5년간 보관하는 것이 타당한 것으로 판단됩니다.

2. 공동주택관리법 제19조제1항제8호에 따르면 입주자대표회의 또는 관리주체가 작성·보관하는 자료의 종류 및 그 열람방법 등에 관한 사항은 관리규약으로 정하도록 규정하고 있으므로 관리규약에 대한 구체적인 내용에 대하여는 같은 법 제18조에 따라 관리규약 준칙을 정한 해당 지방지차단체에 문의하여 주시기 바랍니다.[◀ 국토교통부 질의 회신 인용]

■ 보존 년한별 문서구분(예시)

### 1. **영구 보존 문서**
   - 관리규약, 규약의 변경 내용
   - 장기수선계획서
   - 공동주택 건축 관련 서류(건축 도면, 사용 승인서 등)

### 2. ** 5년 보존 문서**
   - 관리비 및 사용료 등의 부과·징수와 관련된 서류
   - 예산 및 결산 관련 서류
   - 회계 감사 보고서
   - 각종 공사 및 용역 계약 관련 서류(완료 보고서 포함)
   - 장기수선충당금 관련 서류
   - 입주자대표회의 회의록
   - 관리비 내역서 및 영수증
   - 각종 계약서(일반 관리 용역 계약서 등)

### 4. **3년 보존 문서**
   - 관리비 등 정산 서류
   - 자금 운용 계획서
   - 각종 고지서 및 납부서류

### 5. **1년 보존 문서**
   - 공문서, 공지사항 등 일상적인 관리 관련 서류
   - 기타 일반적인 업무 기록 및 서류